Zlepšení systému fungování ve firmě

Lída Kiselová
10. 11.
Minut čtení: 2

Aktualizováno: 13. 11.

Není jednoduché uřídit všechny činnosti nutné pro fungování firmy, ať už jde o procesy, projekty či ad-hoc úkoly.

S každou změnou přichází nové nevyjasněné odpovědnosti. Objevují se chyby. Některé meetingy ztrácí smysl, některé začnou chybět, jiné se protahují na řadu hodin.

Člověk se cítí jak v krysím závodě, řeší pořád dokola to stejné.

Magický systém fungování

Odpovědí na tyto problémy je správně zvolený systém fungování, a ještě podstatněji schopnost jeho adaptace na nové situace.

Start-upy, korporáty, podniky všech velikostí nezávisle na tom, zda jde o služby, výrobu či administrativu, všechny firmy mají nějaký způsob fungování.

Ať jde o procesní řízení, agile, projektově řízenou firmu či třeba tyrkysovou organizaci, rutinní systém fungování má zajistit, že jsou potřebné činnosti provedeny podle očekávání s ohledem na rychlost, kvalitu, dodávky, kapacitu, náklady či spolehlivost. Navíc poskytuje způsob, jak sledovat efektivitu a pokrok a podporuje neustálé zlepšování společnosti jako celku.

Rozděl a funguj!

Systém fungování je často chápán jako dělba práce. Firmy vyvíjejí komplexní modely, které mohou snadno vést k tomu, že se firma více zaměří na své vnitřní fungování než na hodnotu pro zákazníka. Že potřeba formálního splnění postupu převáží jeho skutečný smysl.

Schopnost reakce na změny tak může být zbytečně svázána. Krátkodobě se sice meetingy vyčistí od rutinní operativy, nicméně brzy se objeví spory na téma „čí to je odpovědnost“ a „čí to byla chyba“.

Navzdory ušlechtilým záměrům tak v řádu několika měsíců či jednotek let systém zastará a buď je zcela opuštěn bez náhrady, nebo je za značného úsilí vytvořen nový.

Agilita, adaptace, účel

Hlavní smysl jakéhokoliv systému fungování je hladké vykonávání rutinních úkolů, aby drahocenný čas a úsilí mohly být šetřeny pro neočekávané výzvy, které nevyhnutelně přijdou. Systém proto musí být pro lidi přirozený a umožňovat rychlou adaptaci na změnu.

Nejlepším zdrojem užitečných nápadů jsou zde přímo vaši lidé, kterých se to nejvíc týká.

Nechte je převzít odpovědnost za to, jak dělají svoji práci.

Nechte je podílet na tvorbě pravidel, která zajistí kvalitu i výkon.

Využijte ověřené pravdy: Lidé podporují, co spoluvytvářeli.

Získáte tak ve svých lidech angažované partnery, kteří s vámi budou neustále zlepšovat fungování vaší firmy.

Jak vás můžeme doprovázet?

Procesní řízení pro management

Konvergenční workshop

Shoda managementu na smyslu a roli procesního řízení v rámci firmy. Sdílená vize implementace procesního řízení.

Nové fungování

Konstruktivní workshop

Kreativní workshop s team leadery, případně řadovými pracovníky. Výstupem jsou návrhy úprav současného fungování vedoucí k vyšší efektivně a snížení chyb.